Легализация документов для
отправки за рубеж
Телефон: (495) 221-22-47

Легализация документов

Оглавление
(выберите раздел и нажмите на ссылку)

Что такое легализация?
Проставление штампа "Апостиль"
Консульская легализация
Легализация в ТПП РФ
Необходим ли перевод?
Размещение заказа
Контактная информация



Внимание!
Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

В России возможно Апостилирование только документов, выданных на территории Российской Федерации или СССР в период его существования.


Что такое легализация?

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в России, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен. Документ.ru оказывает услуги легализации только для документов, выданных и/или оформленных на территории Российской Федерации или на территории СССР в период его существования.

Общая схема процесса легализации документов выглядит следующим образом:

Общая схема процесса легализации

Вернуться в основное меню

В каких случаях легализация не требуется?

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

  • когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
  • когда между Россией и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
  • когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.
Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

Вернуться в основное меню

Виды и особенности легализации документов

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль".

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов - договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Вернуться в основное меню

Проставление штампа "Апостиль"

Упрощенная процедура легализации - проставление штампа "Апостиль" - осуществляется для представления документа в официальные органы страны, являющейся участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (полный список таких стран Вы найдете в таблице ниже).

В большинстве случаев проставление штампа "Апостиль" осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц: уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа "Апостиль" осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу - документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Документ.ру оказывает услуги проставления штампа "Апостиль" в Главном управлении Министерства юстиции города Москвы и управлении юстиции Московской области на документы, удостоверенные или оформленные нотариусами города Москвы и Московской области, соответственно, а так же ограниченного круга документов, удостоверенных нотариусами других регионов Российской Федерации в Департаменте международных отношений Министерства юстиции РФ.

Кроме того, штамп "Апостиль" может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, либо о прекращении уголовного преследования, осуществляется органами Министерства внутренних дел РФ. Справки выдаются и апостилируются по территориальному признаку, однако, в г. Москве возможно оказание данных услуг как гражданам из других регионов, так и без прописки.

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

Документ.ру оказывает услуги проставления штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов и справок о наличии (отсутствии) судимости, выданные в любом регионе России и на оригиналы документов ЗАГС, выданные органами ЗАГС г. Москвы и Московской области.

Список стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года
(информация представлена в алфавитном порядке по состоянию на 1 января 2016 года)

Австралия

Индия

Польша

Австрия

Ирландия

Португалия

Азербайджан

Исландия

Республика Корея

Албания

Испания

Россия

Андора

Италия

Румыния

Антигуа и Барбуда

Кабо-Верде

Сальвадор

Аргентина

Казахстан

Самоа

Армения

Кипр

Сан-Марино

Аруба

Киргизия

Сан-Томе и Принсипи

Багамы

Колумбия

Свазиленд

Барбадос

Коста-Рика

Сент-Винсент и Гренадины

Бахрейн

Латвия

Сент-Китс и Невис

Беларусь

Лесото

Сент-Люсия

Белиз

Либерия

Сербия

Бельгия

Литва

Словакия

Бермуды

Лихтенштейн

Словения

Болгария

Люксембург

Суринам

Ботсвана

Маврикий

США**

Британская антарктическая территория

Македония

Таджикистан

Британские Виргинские острова

Малави

Тонга

Бруней

Мальта

Тринидад и Тобаго

Бурунди

Маршалловы Острова

Турция

Вануату

Мексика

Узбекистан

Великобритания*

Молдавия

Украина

Венгрия

Монако

Уругвай

Венесуэла

Монголия

Фиджи

Германия

Намибия

Финляндия

Гернси

Нидерландские Антильские острова

Флаг Сейшел Сейшельские Острова

Гибралтар

Нидерланды

Франция***

Гондурас

Никарагуа

Хорватия

Гренада

Ниуэ

Черногория

Греция

Новая Зеландия

Чехия

Грузия

Норвегия

Швейцария

Дания

Оман

Швеция

Джерси

Острова Кука

Эквадор

Доминика

Панама

Эстония

Доминиканская Республика

Парагвай

Южно-Африканская Республика

Израиль

Перу

Япония

* Великобритания также распространила действие конвенции на следующие территории:

** США также распространила действие конвенции на следующие территории:

*** Франция также распространила действие конвенции на следующие территории:

Монтсеррат

Американское Самоа

Гваделупа

Остров Мэн

Виргинские Острова(США)

Гвиана

Острова Кайман

Гуам

Майотта

Остров Святой Елены

Пуэрто-Рико

Новая Каледония

Тёркс и Кайкос

Северные Марианские острова

Реюньон

Фолклендские (Мальвинские) острова

Сен-Пьер и Микелон

Уоллис и Футуна

Французская Полинезия


Дополнительно обращаем ваше внимание на следующие обстоятельства:

  1. Несмотря на наличие между Россией и рядом стран двусторонних договоров, отменяющих требование легализации документов, тем не менее некоторые такие страны требуют наличия штампа "Апостиль" на документах, исходящих из России;
  2. Многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп "Апостиль";
  3. Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль". Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.
Внимание! В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую в конечном счете документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

Вернуться в основное меню

Консульская легализация

Консульская легализация документа осуществляется для его использования на территории государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Данный вид легализации осуществляется в три этапа:

  1. Удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ;
  2. Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ;
  3. Удостоверение документа в консульстве страны назначения.

Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.

В большинстве случаев осуществляется консульская легализация копий документов, удостоверенных нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц: уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или оригиналов документов, оформленных у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Документ.ру оказывает услуги консульской легализации только для вышеуказанных документов (нотариально удостоверенных) и не осуществляет консульскую легализацию оригиналов документов, выданных образовательными учреждениями и органами ЗАГС Российской Федерации. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть удостоверен любым нотариусом любого региона Российской Федерации.

Услуга консульской легализации может быть оказана как полностью (включая консульство страны назначения), так и частично - только в Минюст РФ и МИД РФ. В последнем случае заказчик самостоятельно удостоверяет документ в консульстве страны назначения.

Вернуться в основное меню

Легализация документов в Торгово-промышленной палате РФ

В целом процедуру легализации документов в ТПП РФ используют в двух случаях: когда это является требованием организации, в которую документ впоследствии будет представляться, или когда документ не подлежит ни консульской легализации, ни апостилированию. В последнем случае желательно согласовать данный вид легализации документа с учреждением, в которое он впоследствии будет представлен.

Как правило в Торгово-промышленной палате легализуются документы коммерческого характера: договоры, инвойсы, коносаменты, сертификаты происхождения, различные товарораспорядительные документы и другие документы, связанные с внешнеэкономической деятельностью.

Данный вид легализации осуществляется в два этапа:

  1. Удостоверение документа в ТПП РФ;
  2. Удостоверение документа консульстве страны назначения.
Документ.ру оказывает услуги легализации в ТПП РФ как полностью (включая консульство страны назначения), так и частично - только в ТПП РФ. В последнем случае заказчик самостоятельно удостоверяет документ в консульстве страны назначения в случае такой необходимости.

Вернуться в основное меню

Необходим ли перевод?

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило - официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно - документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ "как есть", т.е. на русском языке, и перевести уже после легализации либо в России, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

При невозможности получить полную информацию о требованиях принимающей стороны, Документ.ру, основываясь на большом опыте легализации различных документов, рекомендует своим клиентам и придерживается в своей работе следующих принципов:

  • консульская легализация документа осуществляется после его перевода на иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода, поскольку отдельные консульские учреждения зарубежных государств на территории РФ отказывают в удостоверении документа по причине отсутствия перевода на государственный язык своей страны;

  • проставление штампа "Апостиль" осуществляется на сам документ на русском языке без перевода, поскольку перевести уже апостилированный документ на иностранный язык в дальнейшем не составит никакого труда - это можно сделать как на территории России, в том числе в Документ.ру, так и на территории страны назначения документа.

Вышеуказанные принципы являются лишь рекомендацией, используемой "по умолчанию", однако если требования учреждения, в которое Вы планируете представить документ, отличаются от вышеуказанного, мы сделаем так, как требует такое учреждение.

Вернуться в основное меню

Размещение заказа

За годы работы мы максимально отладили и упростили процедуру оформления, обработки и выполнения запросов на легализацию документов, и в настоящее время мы предлагаем простой способ выполнения заказа, состоящий из 5 шагов:

Шаг 1

Рассмотрение документа и подтверждение возможности легализации

Существуют особые правила оформления документов, представляемых для легализации. Кроме того, не все виды документов могут быть легализованы, поэтому для подтверждения возможности легализации документа, нам необходимо его увидеть.

Отправьте документ нам по факсу или электронной почте, или привезите его лично в офис нашей компании для рассмотрения.

Несмотря на то, что специальные сотрудники Документ.ру, ответственные за легализацию, обладают полной информацией обо всех особенностях оформления документов, в некоторых случаях может потребоваться консультация в государственных органах*, которую мы произведем самостоятельно и незамедлительно сообщим вам о результатах.

Шаг 2

Передача документа в Документ.ру

После подтверждения возможности легализации менеджер по работе с клиентами договориться с Вами об удобном времени встречи в офисе нашей компании для передачи документа и оплаты услуг.

В случае невозможности личной встречи по причине географической удаленности, Вы можете прислать нам документ по почте.

Шаг 3 (необязательный)

Перевод документа на иностранный язык и нотариальное удостоверение такого перевода

Для легализации могут быть предоставлены документы как на русском языке ("как есть"), так и с нотариально удостоверенным переводом на иностранный язык. Документ.ру оказывает услуги профессионального перевода с/на иностранные языки, и мы готовы осуществить перевод ваших документов в случае необходимости. Подробную информацию об услугах перевода вы найдете на www.document.ru.

Шаг 4

Передача документа на легализацию

Документ передается в соответствующие государственные органы Российской Федерации для осуществления легализации.

Шаг 5

Передача легализованного документа заказчику

Как только процедура завершена, и легализованный документ получен сотрудником Документ.ру, менеджер по работе с клиентами, принявший заказ, свяжется с вами и договорится об удобном для вас времени встречи для передачи легализованного документа.


* В некоторых случаях может потребоваться передача документа в государственные органы на рассмотрение и определение возможности легализации. Такие случаи редки, и срок такого рассмотрения обычно составляет не более 2-3 рабочих дней. По результатам рассмотрения государственный орган любо подтверждает возможность легализации, либо указывает на недостатки документа, устранение которых позволит осуществить легализацию. В отдельных случаях может быть полностью отказано в легализации, обычно, с объяснением причин.

Вернуться в основное меню

Контактная информация

Мы всегда рады предоставить вам любую дополнительную информацию и принять ваш заказ по телефону, электронной почте или в офисе нашей компании.

Многоканальный телефон (495) 221-22-47
Адрес электронной почты msk@document.ru
Схема проезда схема проезда
Веб-сайт www.document.ru
Адрес

Россия, Москва, улица Гашека, 8-10 строение 8

Время работы

с 9 до 20 часов с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье - выходные дни.


Вернуться в основное меню

Адрес Документ.ру:
Россия, Москва, улица Гашека, 8-10 строение 8
Телефон: (495) 221-22-47
E-mail: msk@document.ru